1. Responsable du traitement

• Dénomination sociale : Domaine de Bérinzenne asbl

• Forme juridique : ASBL

• Numéro d’entreprise : 0434.742.617

• Adresse d'établissement : Bérinzenne, 4 à 4900 SPA

• Numéro de téléphone : + 32 87 77 63 00

• Adresse email : info@berinzenne.be

 

Responsable du traitement des données : Annick PIRONET – a.pironet@berinzenne.be

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Toute demande ou question relative à la protection de la Vie Privée peut être adressée par mail à l’adresse info@berinzenne.be

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En tant responsable du traitement, l’ASBL DOMAINE DE BERINZENNE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément au RGPD (art. 24 RGPD).

 

Elle veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel. Elle s’assure de prendre les mesures appropriées pour tenir compte de la protection des données dans les projets depuis leur origine (principe de protection des données dès la conception (art. 25 RGPD).

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Elle garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard de la finalité spécifique du traitement. Cela s'applique à la quantité des données à caractère personnel collectées, à l'étendue de leur traitement, à leur durée de conservation et à leur accessibilité (principe de protection des données par défaut (art. 25 RDGP).

 

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​2. Données récoltées

Pour pourvoir au bon fonctionnement de formations ou stages organisés par le Domaine de Bérinzenne, l’ASBL doit traiter des données à caractère personnel suivantes :

• Nom, prénom, adresse postale

• Email

• Numéro de téléphone (fixe et/ou GSM)

• Photos : uniquement avec le consentement explicite du participant à une formation/un stage

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3. Transfert des données

Ces données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni commercialisées, ni transmises à des tiers sauf pour répondre à des obligations légales.

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4. Finalité et base juridique du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel mentionnées au point 2 sont traitées par l’ASBL pour permettre l’organisation des Conseils d’Administration. Ce traitement est soumis au respect des obligations légales et contractuelles auxquelles l’ASBL Domaine de Bérinzenne est soumise, ainsi qu’aux fins de ses intérêts légitimes :

• nécessité de pouvoir contacter et communiquer avec le participant à une formation/un stage,

• transmettre toute information utile pour le bon déroulement de la formation/du stage,

• transmettre toute information utile pour les assurances.

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Ce qui précède ne s'applique toutefois pas aux données personnelles mentionnées au point 2 (photos) pour lesquelles le participant à une formation/un stage doit expressément donner son consentement au traitement des données. Ces informations ne sont traitées par l'Asbl que si le participant à une formation/un stage a expressément donné son consentement à cette fin, à la lumière des finalités de traitement spécifiques pour lesquelles il est informé séparément. L'employeur garantit que le participant à une formation/un stage a le libre choix de donner son consentement, de refuser ou de se rétracter par la suite, sans conséquences négatives.

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Le participant à une formation/un stage est tenu de signaler par écrit, spontanément et sans délai, à l’ASBL DOMAINE DE BERINZENNE tout changement dans les données personnelles fournies.

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5. Stockage des données

Les données à caractère personnel qui nous sont communiquées, sont enregistrées dans un fichier dont le Domaine de Bérinzenne est maître et responsable du traitement.

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Le Domaine de Bérinzenne prend toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garantir le niveau de sécurité maximum dans la protection des données à sa disposition, en particulier contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée.

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6. Durée de conservation

Nous conservons les données à caractère personnel durant la durée de la formation et l’année suivante. Elles peuvent être conservées durant une période supérieure dans les cas où la réglementation belge l’impose.

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7. Respect des droits des Participants à une formation/un stage

Le participant à une formation/un stage a le droit d’accès à ses données, c’est-à-dire le droit d’obtenir du responsable de traitement la confirmation que des données le concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que, si elles le sont, l’accès auxdites données (communication d’une copie des données à caractère personnel traitées) et aux informations relatives aux caractéristiques du traitement (le règlement fixe la liste précise desdites informations – art. 15 RGPD).

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Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par le participant à une formation/un stage.

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Le participant à une formation/un stage a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes.

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Si le participant à une formation/un stage constate que ses données à caractère personnel sont incomplètes, il peut demander à les compléter en fournissant une déclaration complémentaire (art. 16 RGPD).

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Le participant à une formation/un stage peut exiger du responsable du traitement l'obligation d'effacer ses données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l'un des motifs suivants s'applique :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;

• le participant à une formation/un stage retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ;

• le participant à une formation/un stage s'oppose au traitement, et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

• les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;

• les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis (art. 17 RGPD)

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Le participant à une formation/un stage a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique :

• l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par le participant à une formation/un stage, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;

• le traitement est illicite et le participant à une formation/un stage s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;

• le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires au participant à une formation/un stage pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

• le participant à une formation/un stage s'est opposé au traitement (art. 18 RGPD).

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Le responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification ou tout effacement de données à caractère personnel ou toute limitation du traitement effectué à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

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Le participant à une formation/un stage a le droit d’obtenir les données qu’il a fourni à un responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ses données à un autre responsable de traitement sans que le responsable de traitement initial ne puisse y faire obstacle.

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Le participant à une formation/un stage peut même demander que ses données soient transmises directement d’un responsable de traitement à l’autre lorsque cela est techniquement possible (art. 20 RGPD).

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Le participant à une formation/un stage a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel le concernant. Dans cette hypothèse, le responsable du traitement ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu'il ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés du participant à une formation/un stage, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (art. 21 RGPD).

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8. Mise en œuvre des droits des Participants à une formation/un stage

Dans l’hypothèse où le participant à une formation/un stage souhaite exercer l’un des droits prévu par le RGPD repris ci-dessus point 7, il prend contact avec le Responsable du traitement (coordonnées au point 1) qui mettra en place les démarches pour satisfaire à cette demande.

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Le responsable de traitement doit faciliter l’exercice des droits conférés à ses Participants à une formation/un stage. Le responsable du traitement fournit au participant à une formation/un stage les informations sur les mesures prises à la suite de sa demande, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

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Le responsable du traitement informe le participant à une formation/un stage de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

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Dans l’hypothèse où le responsable de traitement refuse de donner suite aux demandes du participant à une formation/un stage, il doit informer le participant à une formation/un stage dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. En cas de refus, le participant à une formation/un stage a le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (Commission vie privée) ou d’entamer une procédure devant une juridiction.

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9. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Le participant à une formation/un stage a le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de la commission vie privée s’il estime que le traitement de ses données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.

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Par ailleurs, en cas de violation de données à caractère personnel, le responsable du traitement en notifie la violation à l'autorité de contrôle compétente, dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques. Lorsque la notification à l'autorité de contrôle n'a pas lieu dans les 72 heures, elle est accompagnée des motifs du retard.

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La notification doit contenir :

• la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

• le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

• les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

• les mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

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10. Révision du règlement interne de traitement des données à caractère personnel des Participants à une formation/un stage

Le présent règlement interne de traitement des données peut être modifié afin de garantir aux participants à une formation/un stage toute transparence dans le traitement de leurs données à caractère personnel. Les modifications apportées au règlement feront à chaque fois l’objet d’une communication écrite précise et claire.

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11. Consentement du participant à une formation/un stage pour le traitement des données à caractère personnel contenu dans ce présent règlement

Le participant à une formation/un stage donne son consentement exprès, éclairé et univoque pour le traitement des données à caractère personnel faisant l’objet de ce règlement. Si la participant est un mineur d'âge, le consentement sera demandé par le Domaine de Bérinzenne auprès du tuteur légal.

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Pour tout traitement de données dites sensibles, autrement dit, les données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle, l’employeur veillera à obtenir chaque fois le consentement des participants à une formation/un stage à moins que ce dernier n’ait déjà donné son consentement explicite pour le traitement.